Verimliliği Artırmanın Yollarından Biri de Kaizen
Günümüzün en önemli konularından biri verimliliği artırmak. Artık her şey daha hızlı, daha tempolu ve bu yoğunluğa yetişmek için daha verimli yaşamak, iş hayatından özel hayata her adımı daha faydalı kılmak gerekiyor. Bu konuda Japon kültürünün çözümü ise kaizen felsefesi ya da uygulaması.
Kaizen, Japonca değişim anlamına gelen kai ve daha iyi anlamına gelen zen kelimelerinin birleşimiyle oluşturulmuş bir kavram. Sürekli iyileştirme anlamına geliyor. Üretim süreçlerine küçük dokunuşlar yaparak daha etkili sonuçlar elde edilmesini sağlamak, öncelikli hedefleri arasında. Günlük hayatta ise bir önceki günden daha iyisini düşünmek, hissetmek, gerçekleştirmek için harekete geçmek olarak özetlenebilir. Her alanda iyileştirme, yani daha iyi hale getirme anlayışıyla değişimi gerçekleştirmeye çalışır.
İş hayatında kaizenden faydalanmak için üretimde harcanan zamanın ve maliyetin azaltılması gerekir. Ancak bunu yaparken yani zamandan ve maliyetten tasarruf yaparken aceleci olmamak, yavaş ve sürekli şekilde azaltmaya gitmek önemlidir. Çünkü kaizen, hızlıca gerçekleştirilen ve kısa vadeli olan çözümler yerine uzun vadeli gelişimi, değişimi ele alır. Gereğinden fazla hızlı yani aceleci davranmak ise başarının ve değişimin kalıcılığının önüne geçer.
İş dünyasında kaizenin aşamalarını; sorun yaşanan kısmın ya da ulaşılmak istenen sonucun belirlenmesi, çözüm ya da sonuca ulaşmak için bir plan yapılması, belirlenen adımların yavaş yavaş uygulanması ve her aşamada kontrolün elden bırakılmaması olarak özetleyebiliriz. Ayrıca aksiliklere ve beklenmedik gelişmelere karşı önlemler ve yedek hareket planları da şarttır. Ancak burada önemli bir noktanın gözden kaçırılmaması gerekir: Kaizende en önemli unsur insandır. Bu nedenle takım çalışması asla ihmal edilmemeli, en alttaki işçiden en üstteki yöneticiye kadar organizasyondaki tüm parçaların belirlenen plana uygun hareket etmesi sağlanmalıdır. Aksi durumda gelişim ve değişim, genele yayılmak yerine kısıtlı bir alanda sıkışıp kalabilir. Yine bu da kalıcı başarı ve ilerlemenin önüne geçer. Peki, iş yerinde kaizende başarıya ulaşmak için çalışanlar ve yöneticiler neler yapmalıdır?
Aslında iş hayatında başarılı olmanın ilk kuralı, burada da geçerlidir. Sorunları doğru tespit edip en uygun çözüm yollarını üretebilmek için kısıtlı bir dünyada yaşayan çekirdek takım yerine doğrudan o sorunlarla iç içe olan çalışan, sürece mutlaka dahil edilmelidir. Çünkü bu grup, sorunlar henüz büyümeden fark edebilme ve etkili çözüm yolları üretebilme pratiklerine sahiptir ve hikayenin bir izleyicisi değil, oyuncusudur. Sorunu ve etkilerini doğru tespit etmeden çözüme ulaşmak mümkün olmadığı için de yönetici kadro dışında her kademedeki personel fikirleri ile tecrübelerine başvurulmalı, görüşleri sürece dahil edilmelidir.
Sorunların belirlenmesinin ardından çözüm aşamasında ise farklı görevler için farklı ekipler değerlendirilmeli, ortaya koyulan fikirler kıyaslanarak kökten çözüme götürecek en uygun seçenekler belirlenmelidir. Bütün sorumluluğun tek bir ekibe verilmesi ve bütün adımların bu ekip tarafından atılmasının beklenmesi, büyük adımlar ve büyük kararlar anlamına gelir. Birimler arasında görev dağılımı ve her ekibin kendi sorunlarıyla ilgilenmesi ise kaizen felsefesine uygun olarak küçük adımlar ve kararlarla kalıcı değişime giden yolu açığa çıkarır. Yani kaizen, değişim ve ilerlemenin büyük adımlarla değil de küçük ama devamlı adımlarla gelmesini hedefler.
Tüm bunlardan anlaşılacağı üzere kaizen, yeni ve büyük fikirler üzerinden ilerlemez. Çünkü bu, köklü değişim demektir ve başarı için uzun zaman ve maliyet gerektirir. Kaizen, bunun yerine var olanın daha iyi işlemesini sağlamak için küçük değişiklikler yapmayı uygun görür. Her küçük değişiklik, bir önceki adımın daha kalıcı olmasını sağlar ve sonraki adım için alan açar. Böylece orta ve uzun vadede, düşük maliyetle büyük değişimler gerçekleştirilmiş olur. En başta var olan sistem ya da ürünle bu uygulamanın ardından ortaya çıkan ürün ya da sistem arasında büyük bir değişim olduğu görülse de bunun kısa ama etkili adımlarla yapılması hem maliyeti hem de uyum sürecini makul seviyelerde tutar. Kısacası verimliliği artırmak için küçük ama seri adımlar atmak, kaizen felsefesinin ruhudur.
En başta da söylediğimiz gibi kaizen günlük hayatta da rahatlıkla uygulanabilir. Bunun için basit sorular sorup sade fikirler üretmek, her adımı atmak için de küçük eylemlerde bulunmak yeterli. Çünkü küçük sorunları çözmek, onların ortaya çıkardığı büyük sorunları da yok eder ve birikerek büyük değişimi açığa çıkarır.
Kaizen, Japonca değişim anlamına gelen kai ve daha iyi anlamına gelen zen kelimelerinin birleşimiyle oluşturulmuş bir kavram. Sürekli iyileştirme anlamına geliyor. Üretim süreçlerine küçük dokunuşlar yaparak daha etkili sonuçlar elde edilmesini sağlamak, öncelikli hedefleri arasında. Günlük hayatta ise bir önceki günden daha iyisini düşünmek, hissetmek, gerçekleştirmek için harekete geçmek olarak özetlenebilir. Her alanda iyileştirme, yani daha iyi hale getirme anlayışıyla değişimi gerçekleştirmeye çalışır.
İş hayatında kaizenden faydalanmak için üretimde harcanan zamanın ve maliyetin azaltılması gerekir. Ancak bunu yaparken yani zamandan ve maliyetten tasarruf yaparken aceleci olmamak, yavaş ve sürekli şekilde azaltmaya gitmek önemlidir. Çünkü kaizen, hızlıca gerçekleştirilen ve kısa vadeli olan çözümler yerine uzun vadeli gelişimi, değişimi ele alır. Gereğinden fazla hızlı yani aceleci davranmak ise başarının ve değişimin kalıcılığının önüne geçer.
İş dünyasında kaizenin aşamalarını; sorun yaşanan kısmın ya da ulaşılmak istenen sonucun belirlenmesi, çözüm ya da sonuca ulaşmak için bir plan yapılması, belirlenen adımların yavaş yavaş uygulanması ve her aşamada kontrolün elden bırakılmaması olarak özetleyebiliriz. Ayrıca aksiliklere ve beklenmedik gelişmelere karşı önlemler ve yedek hareket planları da şarttır. Ancak burada önemli bir noktanın gözden kaçırılmaması gerekir: Kaizende en önemli unsur insandır. Bu nedenle takım çalışması asla ihmal edilmemeli, en alttaki işçiden en üstteki yöneticiye kadar organizasyondaki tüm parçaların belirlenen plana uygun hareket etmesi sağlanmalıdır. Aksi durumda gelişim ve değişim, genele yayılmak yerine kısıtlı bir alanda sıkışıp kalabilir. Yine bu da kalıcı başarı ve ilerlemenin önüne geçer. Peki, iş yerinde kaizende başarıya ulaşmak için çalışanlar ve yöneticiler neler yapmalıdır?
Aslında iş hayatında başarılı olmanın ilk kuralı, burada da geçerlidir. Sorunları doğru tespit edip en uygun çözüm yollarını üretebilmek için kısıtlı bir dünyada yaşayan çekirdek takım yerine doğrudan o sorunlarla iç içe olan çalışan, sürece mutlaka dahil edilmelidir. Çünkü bu grup, sorunlar henüz büyümeden fark edebilme ve etkili çözüm yolları üretebilme pratiklerine sahiptir ve hikayenin bir izleyicisi değil, oyuncusudur. Sorunu ve etkilerini doğru tespit etmeden çözüme ulaşmak mümkün olmadığı için de yönetici kadro dışında her kademedeki personel fikirleri ile tecrübelerine başvurulmalı, görüşleri sürece dahil edilmelidir.
Sorunların belirlenmesinin ardından çözüm aşamasında ise farklı görevler için farklı ekipler değerlendirilmeli, ortaya koyulan fikirler kıyaslanarak kökten çözüme götürecek en uygun seçenekler belirlenmelidir. Bütün sorumluluğun tek bir ekibe verilmesi ve bütün adımların bu ekip tarafından atılmasının beklenmesi, büyük adımlar ve büyük kararlar anlamına gelir. Birimler arasında görev dağılımı ve her ekibin kendi sorunlarıyla ilgilenmesi ise kaizen felsefesine uygun olarak küçük adımlar ve kararlarla kalıcı değişime giden yolu açığa çıkarır. Yani kaizen, değişim ve ilerlemenin büyük adımlarla değil de küçük ama devamlı adımlarla gelmesini hedefler.
Tüm bunlardan anlaşılacağı üzere kaizen, yeni ve büyük fikirler üzerinden ilerlemez. Çünkü bu, köklü değişim demektir ve başarı için uzun zaman ve maliyet gerektirir. Kaizen, bunun yerine var olanın daha iyi işlemesini sağlamak için küçük değişiklikler yapmayı uygun görür. Her küçük değişiklik, bir önceki adımın daha kalıcı olmasını sağlar ve sonraki adım için alan açar. Böylece orta ve uzun vadede, düşük maliyetle büyük değişimler gerçekleştirilmiş olur. En başta var olan sistem ya da ürünle bu uygulamanın ardından ortaya çıkan ürün ya da sistem arasında büyük bir değişim olduğu görülse de bunun kısa ama etkili adımlarla yapılması hem maliyeti hem de uyum sürecini makul seviyelerde tutar. Kısacası verimliliği artırmak için küçük ama seri adımlar atmak, kaizen felsefesinin ruhudur.
En başta da söylediğimiz gibi kaizen günlük hayatta da rahatlıkla uygulanabilir. Bunun için basit sorular sorup sade fikirler üretmek, her adımı atmak için de küçük eylemlerde bulunmak yeterli. Çünkü küçük sorunları çözmek, onların ortaya çıkardığı büyük sorunları da yok eder ve birikerek büyük değişimi açığa çıkarır.
