Zaman Yönetiminde Başarı İçin Eisenhower Matrisinden Yararlanmak
Başta iş hayatı olmak üzere hayatın her alanında zaman zaman yapılması gereken birçok iş nedeniyle stres yaşamak mümkün. Önemli işler, acil görevler, yoğun projeler derken önce hangi işe başlanacağına bile karar vermek bazen zor olabiliyor. Bir işe başlamış olunmasına rağmen akıl diğer işe kayabiliyor ya da önemli ile acil arasında sıkışıp kalınabiliyor. Bu da konsantre olmayı, zamanı doğru yönetmeyi, görevleri başarıyla yerine getirmeyi, kısacası verimli olmayı engelleyebiliyor. İşte, bu noktada Eisenhower matrisi devreye girerek işleri bir sıraya koymaya ve zamanı daha verimli kullanmaya yardımcı olabilir. Peki, tam olarak Eisenhower matrisi nedir ve nasıl uygulanabilir?
Adını eski ABD başkanlarından Eisenhower’dan alan bu araç, sırada bekleyen görevleri aciliyet ve önem derecesine göre düzenlemeyi sağlayan özel bir yaklaşımı ifade ediyor. İkinci Dünya Savaşı boyunca zorlu görevlerle ilgili kararlar alması gereken üst düzey bir komutan olan Eisenhower, yapılması gereken işleri aciliyet ve önem derecelerine göre sıralayan bir yöntem kullanıp başarılı sonuçlar elde edince ilerleyen yıllarda Eisenhower matrisi olarak adlandırılacak şekilde geliştirilmiş. Temelinde ise acil ve önemli olarak tanımlanan görevleri düzenlemek yatıyor.
Şöyle ki dört çeyrekten oluşan bir tablo düşünelim. Yapılması gereken tüm işler bu tabloda ilgili bölüme yerleştirilecek ve buna göre hangi görevlerin hangi sırayla gerçekleştirilmesi gerektiği netleşmiş olacak. Tablonun ilk çeyreğinde önemli ve acil olan görevlerin yer aldığı, derhal yapılması gereken işler yer alıyor. Hem zaman açısından kısıtlı hem de önem açısından kritik görevlerin, bir an önce yerine getirilmesi için bu çeyreğe yazılması gerekir.
Eisenhower matrisinin ikinci çeyreğinde acil olmayan ama önemli olan işler yer alıyor. İçerikleri nedeniyle orta ve uzun vadede önem taşıyan, ancak hemen ilgilenilmesi gerekmeyen işleri kapsayan bu çeyrek, aynı zamanda planlama ya da programlama çeyreği olarak da anılıyor. Yani bu listeye yazılacak görevler, detaylı planlama ve program hazırlamanın ardından uygun olan zamanda mutlaka gerçekleştirilmesi gereken işleri ifade ediyor. Uzun vadeli hedeflerin gerçekleşebilmesi için bu görevlere uygun yol haritası belirlemek olmazsa olmaz.
Sıradaki bölümde yani üçüncü çeyrek ise başkasına devredilecek işleri kapsıyor ve temsilci çeyreği olarak da anılıyor. Acil olan ama önemli olmayan görevlerin yer aldığı bu liste, genel başarı için kritik önem taşımadığından başkasına devredilebilecek işleri ifade ediyor. Bu listede yer alan görevlerin başka kişilere devredilmesi sayesinde hem önemli ve acil görevler için zaman kazanılabiliyor hem de işlerin birikip işleyişi zorlaştırmasının önüne geçiliyor. Aynı zamanda ekibin tüm üyeleri aktif görev alarak kendi yeteneklerini ve becerilerini geliştirme fırsatı yakalıyor.
Matrisin son çeyreğinde ise tabii ki acil ya da önemli olmayan görevler yer alıyor. İşleyiş açısından herhangi bir önemlilik ya da aciliyet taşımayan bu işler, hedefe ulaşmayı geciktirmeye ve zorlaştırmaya neden olabiliyor. Bu nedenle bu çeyrek aynı zamanda “sil çeyreği” olarak da anılıyor ve bu listede yer alan görevlerin silinmesi, iptal edilmesi gerektiğini ifade ediyor. Vakit harcamaya değmediği ve yapılmadığında herhangi bir probleme yol açmayacağı düşünülen bu işlere zaman harcamanın, asıl görevlere ayrılacak zamanı azaltacağı kabul edilerek bu görevlerle ilgilenilmemesi gerektiğini vurguluyor.
Hangi İşler Acil, Hangileri Önemli?
Gelecek toplantı için bir sunum hazırlamak, son tarihi olmayan bir proje geliştirmek, müşteri ile rutin yazışmaları yürütmek, telefonda bildirim olup olmadığını sık sık kontrol etmek gibi işler arasında bir düzenleme yapılmasını sağlayan bu matrisi oluştururken en çok dikkat edilmesi gereken noktaların başında ise acil ile önemli ayrımına dikkat etmek geliyor. Çünkü çoğu zaman bu iki kavram karıştırılabiliyor ve acil olan işlerle önemli olan işler iç içe geçebiliyor.
Aslında tüm görevlere bir adım geriden bakarak bu ayrım daha sağlıklı bir biçimde yapılabilir. Özellikle yakın zamanda olan teslim tarihleri, işlerin aciliyeti hakkında net veriler sunar. Bir müşteriden son dakikada gelen ve sunuma mutlaka eklenmesi gereken bir tasarım, acil olarak kodlanabilir. Bir asansörün kat arasında arızalanması da acil işlere örnek olarak verilebilir.
Önemli işler ise projenin genel performansını bir rapor haline getirmek, bir asansörün bakımlarını düzenli olarak yapmak ya da yeni müşteriler için detaylı bir sunum hazırlamak gibi işler olabilir. Bu işler, acil işler gibi çok kısa zamanlarda gerçekleştirilmek zorunda olmasalar da mutlaka gerçekleştirilmesi gereken kritik görevlerdir. Acil işlerin oluşturduğu stres ve baskıyı yaşatmasalar bile şirketin geleceği, yaşam alanının güvenliği gibi kritik konuları kapsarlar ve göz ardı edilmeleri söz konusu değildir.
Kısacası acil ve önemli ayrımını iyi yaparak görevleri listelemek ya da farklı renk kodlarına ayırmak, Eisenhower matrisinin altın kuralı. Yapılacaklar listesi oluşturup öncelikler belirlenerek ve bu öncelikleri de kendi aralarında sıralayarak en acil işten başlanabilir. Çalışma saatlerini bu matrise göre dilimlere ayırmak ve acil işler için öncelikler belirleyerek hem günlük hayatta hem de iş hayatında zaman yönetiminde başarı elde edilebilir, verimlilik yakalanabilir.
Tabii Eisenhower matrisinin faydaları arasında yer alan artan verimlilik ve azalan kaos dışında bazı zorluklar da yaşanabilir. Bu listenin hazırlanmasının zaman alabilmesi, aciliyet ve önem konusunda dış etkenlerin zaman zaman göz ardı edilebilmesi, detayların oluşturacağı farkın gözden kaçabilmesi gibi Eisenhower matrisi zorlukları da atlanmaması gereken noktalar. Ancak dezavantaj olabilecek bu noktalarda gerekli özen gösterilerek Eisenhower matrisi ile zaman yönetiminde başarı şansının artacağı da bir gerçek.
