Zaman Yönetimi: İş Hayatında Erteleme Davranışı ile Nasıl Baş Edilir?
İş hayatında verimlilik sağlamak için her geçen gün yeni yaklaşımlar deneniyor, yeni uygulamalar hayata geçiriliyor. Bu adımlar ile zamanın, emeğin, ham maddenin, enerjinin ve diğer tüm unsurların en verimli şekilde kullanılması hedefleniyor. Tabii çalışanların performansı da bu verimliliğin en temel kriterleri arasında yer alıyor. Ancak zaman zaman çeşitli sebeplerle çalışan verimliliği ve genel performansı düşebiliyor. Bu sebeplerden biri de iş hayatında erteleme davranışının kendini göstermesi.
İş erteleme olarak da anılabilecek bu durum, kişinin işle ilgili eylemleri ya da kararları çoğu zaman somut gerekçeler olmadan ertelemesi olarak tanımlanabilir. Belirli görevlerin gerçekleştirilmesini ya da kararların alınmasını belirsiz zamanlara bırakarak geciktirmek ise hemen her iş yerinde karşılaşılabilen ve büyüdükçe kritik sorunları beraberinde getirebilen bir durum. Bu nedenle önce bazen belirsiz, bazen de çok belirgin olabilen iş ertelemesi örneklerini tespit etmekte fayda var.
Çoğu zaman iş ertelemesi fark edilebilse de bazı noktaları göz önünde bulundurarak bu durumu tespit etmek mümkün. Bugün şartlar uygun olmasına rağmen bir işi yarın yapmaya karar vermek, başlamak için mümkün olan en son dakikaya kadar beklemek, karar verme sürecini gereksizce uzatmak, ne yapılması gerektiği bilinmesine rağmen küçük belirsizlikleri büyütmek, erteledikçe sorunun büyüyeceğinin bilinmesine rağmen ertelemeye devam etmek gibi örnekler, iş erteleme durumunun yaşandığını gösterebilir. Bu durum zaman zaman işlerin belirlenen teslim tarihinin kaçırılması, maliyetlerin artması, müşteri kaybı gibi sonuçlar doğursa da devam eder. Peki, iş ertelemenin sebepleri neler?
En başta psikolojik nedenlere değinmek gerekiyor. Çalışanın depresyonda olması, başarısızlık korkusu yaşaması, genel kaygıları, mükemmeliyetçi yaklaşımı, farklı sebeplerden kaynaklanan mutsuzluğu, yetersiz hissetmesi gibi birçok psikolojik iş erteleme nedeninden söz edilebilir.
Bunların dışında görev tanımının ve hedeflerin somut bir şekilde belirlenmemiş olması, verilen zaman aralığının işi tamamlamak için yetersiz olması, verilen görevin sıkıcı ya da sinir bozucu olması gibi yönetimsel sorunlar da iş erteleme nedenleri arasında yer alır. Bu sorunların göz ardı edilmesi ise birçok problemi beraberinde getirir.
İş ertelemenin sonuçlarının başında verimliliğin düşmesi gelir. Uygun şartlarda başarıyla tamamlanabilecek bir işin ertelenmesi ve uzaması, zaman ve emek bakımından verimsiz bir ortam doğurur. Bu hem doğrudan erteleyen çalışanı hem de diğer işler birikeceği için diğer çalışanları, kısacası tüm şirketi doğrudan etkiler. Ayrıca stres seviyesi, gerilim ve zaman zaman da tartışmalar artar. Bu da çalışan memnuniyetinin yok olmasına yol açabilir.
Bunlara ek olarak mali kayıplar da söz konusu olabilir. Zamanında teslim edilmeyen işler ya da ürünler; müşterilerin şirketten uzaklaşmasını, yeni taleplerin gelmemesini, markanın imajının zarar görmesini, hatta tazminata varabilecek sorunları beraberinde getirir. Erteleme sorununun düzenli bir hale gelmesi ise göz açıp kapayıncaya kadar şirketin varlığını tehlikeye atabilir.
Doğru zamanda harekete geçilmediği için fırsatların kaçması da erteleme sorununun getirileri arasında olabilir. Tüm bu sonuçlar göz önünde bulundurulduğunda da iş ertelemenin önlenmesi için önemli adımların atılması kaçınılmaz bir hal alır.
İş ertelemenin önüne geçmek için birçok adım atılabilir. Örneğin işin ve görevin tanımlamasını doğru yapmak, somut hedefler belirlemek, iş için belirlenen zaman aralığını doğru ayarlamak bunlardan bazıları.
Ayrıca görevi küçük parçalara bölmek, dikkat dağıtıcı unsurlardan kurtulmak, başlamak için gereken küçük adımı atmaktan çekinmemek ve hata yapmaktan korkmamak, ertelemenin ortaya çıkaracağı maliyetleri ve sorunları göz önünde bulundurmak, çalışma ortamında verimliliği artıracak koşulları sağlamak, problemler için tecrübeli ya da uzman kişilere danışmak da ertelemeye karşı yapılabilecekler arasında. Ek olarak motivasyonu artıracak kişisel ödül sistemi de uygulanabilir. Tamamlanan her önemli adım için küçük bir ödül bile motive edici olabilir.
Kısacası iş ertelemenin önüne geçmek için sebepleri doğru analiz etmek, varsa bu sebeplerin altında yatan asıl problemleri belirlemek, küçük adımlarla da olsa ilerlemek, geçmişe ve hatalara takılmamak, başardıkça motivasyonu güçlü tutacak unsurlara ağırlık vermek gibi adımlar faydalı olabilir. Bu uygulamalar hem çalışanın özsaygısını tekrar kazanmasına hem de işinde daha başarılı olmasına ve dolayısıyla şirket başarısının artmasına önemli katkılar sağlayacaktır.
İş erteleme olarak da anılabilecek bu durum, kişinin işle ilgili eylemleri ya da kararları çoğu zaman somut gerekçeler olmadan ertelemesi olarak tanımlanabilir. Belirli görevlerin gerçekleştirilmesini ya da kararların alınmasını belirsiz zamanlara bırakarak geciktirmek ise hemen her iş yerinde karşılaşılabilen ve büyüdükçe kritik sorunları beraberinde getirebilen bir durum. Bu nedenle önce bazen belirsiz, bazen de çok belirgin olabilen iş ertelemesi örneklerini tespit etmekte fayda var.
Çoğu zaman iş ertelemesi fark edilebilse de bazı noktaları göz önünde bulundurarak bu durumu tespit etmek mümkün. Bugün şartlar uygun olmasına rağmen bir işi yarın yapmaya karar vermek, başlamak için mümkün olan en son dakikaya kadar beklemek, karar verme sürecini gereksizce uzatmak, ne yapılması gerektiği bilinmesine rağmen küçük belirsizlikleri büyütmek, erteledikçe sorunun büyüyeceğinin bilinmesine rağmen ertelemeye devam etmek gibi örnekler, iş erteleme durumunun yaşandığını gösterebilir. Bu durum zaman zaman işlerin belirlenen teslim tarihinin kaçırılması, maliyetlerin artması, müşteri kaybı gibi sonuçlar doğursa da devam eder. Peki, iş ertelemenin sebepleri neler?
İş Ertelemenin Sebepleri Neler?
En başta psikolojik nedenlere değinmek gerekiyor. Çalışanın depresyonda olması, başarısızlık korkusu yaşaması, genel kaygıları, mükemmeliyetçi yaklaşımı, farklı sebeplerden kaynaklanan mutsuzluğu, yetersiz hissetmesi gibi birçok psikolojik iş erteleme nedeninden söz edilebilir.
Bunların dışında görev tanımının ve hedeflerin somut bir şekilde belirlenmemiş olması, verilen zaman aralığının işi tamamlamak için yetersiz olması, verilen görevin sıkıcı ya da sinir bozucu olması gibi yönetimsel sorunlar da iş erteleme nedenleri arasında yer alır. Bu sorunların göz ardı edilmesi ise birçok problemi beraberinde getirir.
İş ertelemenin sonuçlarının başında verimliliğin düşmesi gelir. Uygun şartlarda başarıyla tamamlanabilecek bir işin ertelenmesi ve uzaması, zaman ve emek bakımından verimsiz bir ortam doğurur. Bu hem doğrudan erteleyen çalışanı hem de diğer işler birikeceği için diğer çalışanları, kısacası tüm şirketi doğrudan etkiler. Ayrıca stres seviyesi, gerilim ve zaman zaman da tartışmalar artar. Bu da çalışan memnuniyetinin yok olmasına yol açabilir.
Bunlara ek olarak mali kayıplar da söz konusu olabilir. Zamanında teslim edilmeyen işler ya da ürünler; müşterilerin şirketten uzaklaşmasını, yeni taleplerin gelmemesini, markanın imajının zarar görmesini, hatta tazminata varabilecek sorunları beraberinde getirir. Erteleme sorununun düzenli bir hale gelmesi ise göz açıp kapayıncaya kadar şirketin varlığını tehlikeye atabilir.
Doğru zamanda harekete geçilmediği için fırsatların kaçması da erteleme sorununun getirileri arasında olabilir. Tüm bu sonuçlar göz önünde bulundurulduğunda da iş ertelemenin önlenmesi için önemli adımların atılması kaçınılmaz bir hal alır.
İş Erteleme ile Nasıl Mücadele Edilebilir?
İş ertelemenin önüne geçmek için birçok adım atılabilir. Örneğin işin ve görevin tanımlamasını doğru yapmak, somut hedefler belirlemek, iş için belirlenen zaman aralığını doğru ayarlamak bunlardan bazıları.
Ayrıca görevi küçük parçalara bölmek, dikkat dağıtıcı unsurlardan kurtulmak, başlamak için gereken küçük adımı atmaktan çekinmemek ve hata yapmaktan korkmamak, ertelemenin ortaya çıkaracağı maliyetleri ve sorunları göz önünde bulundurmak, çalışma ortamında verimliliği artıracak koşulları sağlamak, problemler için tecrübeli ya da uzman kişilere danışmak da ertelemeye karşı yapılabilecekler arasında. Ek olarak motivasyonu artıracak kişisel ödül sistemi de uygulanabilir. Tamamlanan her önemli adım için küçük bir ödül bile motive edici olabilir.
Kısacası iş ertelemenin önüne geçmek için sebepleri doğru analiz etmek, varsa bu sebeplerin altında yatan asıl problemleri belirlemek, küçük adımlarla da olsa ilerlemek, geçmişe ve hatalara takılmamak, başardıkça motivasyonu güçlü tutacak unsurlara ağırlık vermek gibi adımlar faydalı olabilir. Bu uygulamalar hem çalışanın özsaygısını tekrar kazanmasına hem de işinde daha başarılı olmasına ve dolayısıyla şirket başarısının artmasına önemli katkılar sağlayacaktır.
